ホテルのチェックイン時に発生しがちな、待ち時間やスタッフの負担といった課題に対し、セルフチェックインシステムの導入が注目されています。導入することでフロント業務を効率化でき、利用者の利便性向上や人件費削減、省人化にもつながるのです。本記事では、セルフチェックインシステムを導入するメリットについて詳しく解説します。

セルフチェックインシステムによるホテル側・ゲスト側のメリット

ホテルにセルフチェックインシステムを導入することで、運営側・利用者双方に多くのメリットが生まれます。

ホテル側のメリット

ホテル側にとっては、非接触・非対面での対応が可能となり、感染症リスクの軽減につながります。また、画面案内に沿って手続きが進むためチェックイン時間が短縮され、混雑緩和にも効果的です。

フロント業務をシステムが担うことで、必要なスタッフ人数を抑えられ、人件費削減や慢性的な人手不足の解消が期待できます。さらに、鍵の渡し間違いや清算ミスといったヒューマンエラーを防ぎやすくなり、カード決済や自動精算により金銭管理や締め作業も簡潔になります。

ゲスト側のメリット

一方、ゲスト側にも利点があります。チェックイン時に列に並ぶ必要がなく、自分のタイミングで手続きできるため、待ち時間のストレスが軽減されます。

清算機能を備えたシステムであれば、チェックインと同時に支払いまで完了でき、チェックアウト時に再度待たされる心配もありません。このように、セルフチェックインシステムは業務効率の向上と顧客満足度の向上を同時に実現できる仕組みといえるでしょう。

セルフチェックインシステムの種類

セルフチェックインシステムは、ホテルの規模や運営体制に応じて主に4つのタイプに分類されます。

ホテル管理システム（PMS）一体型

まず、ホテル管理システム（PMS）一体型は、予約管理や顧客情報、売上管理などを行うPMSと連動するシステムです。チェックイン・チェックアウトだけでなく、ホテル運営全体を一元管理できる点が特徴です。業務の自動化が進むことで人件費削減や少人数運営が可能となり、管理業務を担うスタッフの負担軽減にもつながります。

チェックイン特化型

次に、チェックイン特化型は、チェックイン手続きに機能を絞ったシンプルなタイプです。フロントに設置したタブレット端末や専用機器を操作することで手続きが完了し、案内に従って鍵を受け取る、またはパスキーを発行して客室へ進むことができます。比較的導入しやすく、フロントの混雑緩和に効果的です。

精算機一体型

精算機一体型は、チェックインから支払いまでを自動化するシステムで、中規模以上のビジネスホテルを中心に普及しています。現金やクレジットカードに加え、QRコード決済など多様な支払い方法に対応可能です。また、パスポート読み取り機能や海外ゲストの本人確認支援機能も備えています。これにより、受付業務の効率化とサービス品質の向上が期待できます。

キーボックス型

最後に、キーボックス型は、鍵の受け渡しに特化した仕組みです。事前にスマートフォンやタブレットでチェックインを行い、指定場所で暗証番号を入力して鍵を受け取る、または客室ドアで直接暗証番号を入力する方式が採用されています。非対面でスムーズなチェックインが可能となり、簡易的な運営や省人化を実現しやすい点が特徴です。

セルフチェックインシステムの選び方

セルフチェックインシステムを選定する際には、ホテルの運営効率や利用者満足度を高めるために、いくつかの重要なポイントを押さえておくことが大切です。主な判断基準は以下の通りです。

事前チェックイン機能の有無

まず、事前チェックイン機能が備わっているかどうかは、導入効果を左右する大きな要素です。お客さんが来館前にスマートフォンなどから必要情報を入力しておけば、当日はQRコードを読み取るだけで手続きが完了します。

チェックイン時に列へ並ぶ必要がなくなるため、待ち時間によるストレスを軽減でき、スムーズな入館体験を提供可能です。同時に、フロントスタッフの対応時間も短縮され、業務全体の効率化につながります。

サイトコントローラーとの連携可否

次に、サイトコントローラーとの連携可否も確認が必要です。楽天トラベルやじゃらんネットといった複数のOTAをサイトコントローラーで一元管理しているホテルでは、セルフチェックインシステムが既存の管理環境と連動できるかが重要になります。

システム同士の相性や連携範囲は製品ごとに異なるため、事前に十分な確認が欠かせません。中には、サイトコントローラー、PMS、予約エンジンまでを一体化して管理できるシステムもあり、導入することで管理業務を大幅に簡略化できます。

多言語対応機能の有無

さらに、インバウンド需要の高まりを受け、多言語対応も欠かせない要素となっています。セルフチェックイン・チェックアウトの操作画面が、利用者にとって分かりやすい言語で表示されるかどうかは、満足度に直結します。日本語や英語に加え、韓国語、中国語など、実際に宿泊者が多い国籍に対応しているかを基準に選ぶことが重要です。

まとめ

セルフチェックインシステムは、ホテル運営における待ち時間、人手不足、業務負担といった課題を解決し、運営側とゲスト双方に大きな価値をもたらす仕組みです。非対面・非接触でのスムーズな手続きにより、感染症対策や混雑緩和を実現しながら、人件費削減やヒューマンエラー防止にも貢献します。さらに、PMS一体型や精算機一体型など多様なタイプがあり、ホテルの規模や運営方針に合わせた導入が可能です。事前チェックイン機能や多言語対応、既存システムとの連携といったポイントを押さえて選定すれば、業務効率の向上と顧客満足度の両立が期待できます。これからのホテル運営において、セルフチェックインシステムは競争力を高める重要な選択肢といえるでしょう。