今回は、旅館業法で義務付けられている宿泊者名簿について紹介します。宿泊名簿が旅館業法で義務付けられている理由は、旅館業法第6条で定められているからであり、コロナ禍におちいったことがきっかけです。本記事では、旅館業法で義務付けられている宿泊者名簿について紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
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宿泊者名簿とは
宿泊者名簿とは、ホテル、旅館、簡易宿所などの旅館業を営む施設が、実際に宿泊する人の情報を記録・保管する法定帳簿です。旅館業法第6条により営業者には備え付け義務があり、単なる予約者リストではなく、宿泊した人を正確に把握するための重要な記録といえるでしょう。感染症が発生した際の感染経路調査や、犯罪・不法行為の未然防止などにも役立つため、記載漏れのない運用が求められます。
主な確認項目
全国共通で記載する主な項目は、宿泊者の氏名、住所、連絡先です。また、日本国内に住所を有しない外国人宿泊者については、国籍および旅券番号も追加で記録します。外国籍であることだけを理由に、一律で旅券情報を求めるのではなく「日本国内に住所があるか」を基準に判断することが、実務上で注意すべき点です。
代表者だけでなく同行者も記録
名簿は代表者だけで済ませるものではなく、原則として実際に宿泊する全員を対象に作成します。家族や団体の場合も、予約人数と名簿上の人数が一致しているか確認しなければなりません。
なお、自治体の条例や施行細則によっては、年齢、到着日、出発日など、国の共通項目に加えた記載を求める場合があります。そのため、施設所在地を管轄する保健所の案内も確認しましょう。
保存期間は名簿作成日から3年間
作成した宿泊者名簿は、作成日から3年間保存する必要があり、これは「旅館業法施行規則第4条の2」で定められています。紙だけでなく電子保存も可能ですが、必要な情報を検索し、画面表示や印刷によって速やかに確認・提出できる状態を保たなければなりません。
個人情報を含むため、閲覧権限の管理、適切な保管、保存期間終了後の安全な廃棄まで含めてルール化することが、宿泊施設に求められる適切な名簿管理です。規則を破ると、旅館業法の第6条・名簿義務において第1項違反となり、最大で50万円の罰金が科せられるので、取扱いには注意しましょう。
宿泊者名簿を取るときの注意点
宿泊者名簿を取る場合、もちろん宿泊者の名前を記載してもらうことは大切になります。ただ、宿泊者名簿を取る場合には、注意するポイントがあるため知っておくとよいでしょう。宿泊者名簿を取るときの注意点について紹介しますのでぜひ、参考にしてください。
宿泊台帳は全員分必要
旅館業法では、宿泊者全員分の取得が義務付けられています。一見、代表者だけの記載があればよいとされがちですが、これでは法律違反となってしまうため注意が必要です。実際に、宿泊する代表者だけを記載している旅館もありますが、これでは違反になってしまうということを覚えておきましょう。
本人確認が必要
宿泊者台帳に嘘や偽りなく記載されているかどうか判断するために、本人確認が必要とされています。従来通りの、有人型宿泊施設であれば、フロントで本人確認が可能でしょう。しかし、今増えている無人型のフロントであれば、現地備え付けのICT機器を使って、ビデオ撮影・ビデオ通話による本人確認が必要となります。もし、無人型の宿泊施設の運営を検討されている方は、ICT機器の導入を検討しましょう。
宿泊者名簿の管理にはセルフチェックインシステムが便利！
旅館業法を守りながら、法律や条例に従った宿泊施設を運営するのであれば、宿泊者台帳と本人確認がセットでできるシステムの構築が必要です。宿泊者名簿の管理に便利な、セルフチェックインシステムに関して紹介します。
セルフチェックインシステムでは宿泊台帳やパスポート取得も可能
セルフチェックインシステムでは、宿泊者のスマホやタブレットから宿泊台帳の取得が可能です。同時に、パスポートの取得もできるため、フロントが無人であっても対応できるでしょう。また、レジカードはデジタルデータで取得できるため、従来の紙に書いてもらう面倒な作業も省けます。
ビデオ通話・ビデオ撮影可能
無人のフロントである場合、ビデオ通話・ビデオ撮影できるため、フロントに人がいなくても本人確認ができるでしょう。無人のフロントはもちろん、有人のフロントであっても利用することで人件費の削減につながります。グローバル化が進むなか、こうした便利な技術を駆使することで、合法的な運営が可能です。
セルフチェックインシステムのメリット
セルフチェックインシステムを導入することにより、人件費の削減につながるのはもちろん、その分をほかのサービスに当てることが可能です。たとえば、フロント業務の負担を軽減することで、ホテル周辺情報を顧客へ説明や、ウェルカムドリンクの提供ができます。セルフチェックインシステムを導入することで、サービス向上も可能になるでしょう。
また、従来は人がおこなっていた作業をシステムとして管理することで、繁忙期のミスを防ぐメリットもあります。
まとめ
本記事では、旅館業法で義務付けられている宿泊者名簿について紹介しました。コロナ禍がもたらした、宿泊施設への影響は大きいですが、その分セルフチェックインシステムの導入など得ることも多くあります。
フロントの人員が少ない場合や、面倒だという理由で宿泊者台帳の管理を怠っていた施設もあるでしょう。この機会に、セルフチェックインシステムの導入を検討されてみることをおすすめします。本記事が、宿泊者名簿の管理に関してもっと知りたい方の参考になれば幸いです。
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セルフチェックインシステムは、宿泊者が自身のスマホや備え付けのタブレットを使用してセルフでチェックインできるシステム。
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