今回は、旅館業法で義務付けられている宿泊者名簿について紹介します。宿泊名簿が旅館業法で義務付けられている理由は、旅館業法第6条で定められているからであり、コロナ禍におちいったことがきっかけです。本記事では、旅館業法で義務付けられている宿泊者名簿について紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

宿泊者名簿の役割

コロナ禍となり、感染経路を特定する意味でも、宿泊者名簿は大きな役割を担ってきました。また、現在は非対面でフロントのチェックインをおこなうホテルや宿泊施設が増えている点からも必要とされています。宿泊者名簿の役割に関して説明します。

宿泊者名簿とは

宿泊施設の運営者には、宿泊者名簿を付けることが、旅館業法第6条で定められています。コロナ禍の感染経路特定はもちろん、テロ対策としても外国人に対してはパスポートの写しと旅券番号を控えることが義務付けられています。もし、保健所や警察署からの提出に応じない場合、最大50万円の罰金が科せられます。

法律で定められている宿泊者名簿記載事項

法律では、国内に住む宿泊者に対し、宿泊者氏名・住所・職業を記載することが定められています。また、外国人に対しては、国籍・旅券番号を控える義務があります。パスポートの写しを取得することで、旅券番号・国籍・氏名の取得を代替しても問題ありません。

条例で定められている宿泊者名簿記載事項

条例では、自治体によって上乗せで別途情報が必要になる場合があります。たとえば、川崎市を例に挙げてみると、宿泊者の年齢・宿泊者の到着日時・宿泊者の出発日時・宿泊者の前泊地・宿泊者の行先地が必要となります。地域によって、必要事項が異なる場合があるため、宿泊やホテルの経営を検討されている方は、事前にチェックしておきましょう。

宿泊者名簿を取るときの注意点

宿泊者名簿を取る場合、もちろん宿泊者の名前を記載してもらうことは大切になります。ただ、宿泊者名簿を取る場合には、注意するポイントがあるため知っておくとよいでしょう。宿泊者名簿を取るときの注意点について紹介しますのでぜひ、参考にしてください。

宿泊台帳は全員分必要

旅館業法では、宿泊者全員分の取得が義務付けられています。一見、代表者だけの記載があればよいとされがちですが、これでは法律違反となってしまうため注意が必要です。実際に、宿泊する代表者だけを記載している旅館もありますが、これでは違反になってしまうということを覚えておきましょう。

本人確認が必要

宿泊者台帳に嘘や偽りなく記載されているかどうか判断するために、本人確認が必要とされています。従来通りの、有人型宿泊施設であれば、フロントで本人確認が可能でしょう。しかし、今増えている無人型のフロントであれば、現地備え付けのICT機器を使って、ビデオ撮影・ビデオ通話による本人確認が必要となります。もし、無人型の宿泊施設の運営を検討されている方は、ICT機器の導入を検討しましょう。

宿泊者名簿の管理にはセルフチェックインシステムが便利！

旅館業法を守りながら、法律や条例に従った宿泊施設を運営するのであれば、宿泊者台帳と本人確認がセットでできるシステムの構築が必要です。宿泊者名簿の管理に便利な、セルフチェックインシステムに関して紹介します。

セルフチェックインシステムでは宿泊台帳やパスポート取得も可能

セルフチェックインシステムでは、宿泊者のスマホやタブレットから宿泊台帳の取得が可能です。同時に、パスポートの取得もできるため、フロントが無人であっても対応できるでしょう。また、レジカードはデジタルデータで取得できるため、従来の紙に書いてもらう面倒な作業も省けます。

ビデオ通話・ビデオ撮影可能

無人のフロントである場合、ビデオ通話・ビデオ撮影できるため、フロントに人がいなくても本人確認ができるでしょう。無人のフロントはもちろん、有人のフロントであっても利用することで人件費の削減につながります。グローバル化が進むなか、こうした便利な技術を駆使することで、合法的な運営が可能です。

セルフチェックインシステムのメリット

セルフチェックインシステムを導入することにより、人件費の削減につながるのはもちろん、その分をほかのサービスに当てることが可能です。たとえば、フロント業務の負担を軽減することで、ホテル周辺情報を顧客へ説明や、ウェルカムドリンクの提供ができます。セルフチェックインシステムを導入することで、サービス向上も可能になるでしょう。

また、従来は人がおこなっていた作業をシステムとして管理することで、繁忙期のミスを防ぐメリットもあります。

まとめ

本記事では、旅館業法で義務付けられている宿泊者名簿について紹介しました。コロナ禍がもたらした、宿泊施設への影響は大きいですが、その分セルフチェックインシステムの導入など得ることも多くあります。

フロントの人員が少ない場合や、面倒だという理由で宿泊者台帳の管理を怠っていた施設もあるでしょう。この機会に、セルフチェックインシステムの導入を検討されてみることをおすすめします。本記事が、宿泊者名簿の管理に関してもっと知りたい方の参考になれば幸いです。