近年、ホテルや旅館などの宿泊施設では、フロントでの従来のチェックイン手続きではなく、セルフチェックインシステムを採用するケースが増加しています。新型コロナウイルスの影響で感染症対策の一環として急速に普及しており、その利点から今後ますます導入が広がることが予想されています。

セルフチェックインシステムとは

セルフチェックインシステムとは、ホテルや宿泊施設などで宿泊客が自分でチェックイン手続きを行うためのシステムのことです。このシステムを導入することにより、施設側はフロントでのスタッフ配置を最小限に抑えることができ、宿泊客は簡便にチェックイン手続きを完了することができます。こちらでは、今後、さらに導入が進んでいくと考えられるセルフチェックインシステムについて解説しましょう。

ホテルでのセルフチェックインとは？

近年、ホテルの予約は主にパソコンやスマートフォンを用いて行われる傾向にあります。予約時に予約者の情報を入力することが通例ですが、この情報をセルフチェックインシステムで活用するのです。予約が確定したら、ホテル側は予約者の情報を確認し、宿泊者向けにQRコードなどを送信します。

宿泊当日、予約者はホテルに備えられたセルフチェックインシステムの端末を使用し、QRコードなどの情報を読み込むことで、スムーズにチェックイン手続きを完了できるのがセルフチェックインの仕組みです。

セルフチェックインですべて完結するのか？

セルフチェックインシステムを初めて利用する人にとっては、手順が不明確で、従来の方法を選びたくなることもあるかもしれません。しかし、実際に試してみると、非常に簡単であることが分かります。

セルフチェックインは、完全にフロントが無人というわけではありません。これまでフロントが行っていたチェックイン業務は、システムが引き継ぎますが、ホテルの案内やカギの受け渡し、アメニティの提供などはスタッフが行います。したがって、セルフチェックインの手順がわからない場合でも、スタッフに尋ねながら進めることができ、問題なくチェックインが行えるでしょう。

セルフチェックインシステムを導入するメリット

セルフチェックインシステムの導入には、ホテル側と利用者双方に利点があります。それぞれのメリットについて詳しく説明しましょう。

ホテル側のメリット

セルフチェックインシステムのホテル側メリットとして、まずもっとも大きな点は人件費の削減です。チェックイン業務がシステムによって処理されるため、従来のチェックイン業務を担当していたスタッフを削減できます。このシステムの普及が進めば、フロントは基本的に無人で、必要に応じてスタッフを呼び出す方式を採用することで、フロント業務を行うスタッフの数を大幅に減らすことができるでしょう。

また、スマートフォンを客室のカギとして使用する仕組みを導入すれば、フロントでのカギの受け渡しも不要となり、カギを失くすといったトラブルも軽減されます。

利用者側のメリット

仕事や移動、レジャーで疲れてホテルに到着した際、長いチェックイン待ちの列に並んで待った経験は誰しもあるかもしれません。チェックインやチェックアウトは特定の時間帯に多くの利用者が集中するため、混雑が発生しやすいです。しかし、セルフチェックインシステムが導入されていると、短時間でチェックイン手続きを完了できるため、ストレスなくチェックインできます。

さらに、スマートフォンが客室のカギとして使用されるシステムを採用すれば、オートロックが閉まって開かなくなったり、カギを紛失するといったトラブルが少なく、安心してホテルで滞在できるでしょう。

セルフチェックインシステムを導入する際の注意点

セルフチェックインシステムはうまく運用できればメリットが多くありますが、運用には注意するべき点もあります。どんな点に気をつければよいのでしょうか。

人と人とのコミュニケーションが減る

セルフチェックインシステムは、人との直接的な対面が減少するため、人件費の削減や感染症対策につながります。しかしながら、宿泊施設を利用する一部の人々は、フロントやロビーでのコミュニケーションやホスピタリティを楽しみにしているでしょう。そのため、無人化を進める代わりに、ほかの形でお客さんに楽しい経験を提供する機会を設けることが重要です。

また、年配の方、視覚障害をもつ方、外国からの訪問者など、セルフチェックインシステムが難しいケースに対処する方法も検討する必要があります。

費用がかかる

セルフチェックインシステムの導入には、初期導入費用と月々の利用料がかかります。費用対効果が見込まれる場合、導入を検討する価値があるでしょう。ただし、多くの利用者がセルフチェックインシステムをスムーズに利用できるようになるには時間がかかると考えられます。

したがって、システムの導入を長期的に検討し、先行投資として考慮することが賢明です。システムは価格や機能などに差異があるため、予算や施設の規模に合った選択を行いましょう。

まとめ

ホテルや旅館での宿泊時、フロントでのチェックイン待ちが発生する経験は多くの人に共通するものです。とくにチェックインやチェックアウトのピークタイムには、混雑が避けられません。しかし、セルフチェックインシステムの活用により、利用者は待ち時間を最小限に抑え、端末を用いてスムーズにチェックインできるため、ストレスが軽減されます。

また、ホテル側も人件費を削減できるため、セルフチェックインは両者にとって利益をもたらすシステムであり、今後ますます普及が進むでしょう。