セルフチェックインシステムとは？

セルフチェックインシステムとは、宿泊客が自分でチェックイン作業を行うことができるシステムです。このシステムを導入することで、宿泊施設はフロントスタッフの負担を軽減し、業務の効率化を図ることができます。

具体的には、宿泊客がフロントに設置された端末を使ってチェックインを完了させる仕組みになっており、非対面・非接触での手続きが可能です。そのため、新型コロナウイルスの感染対策としても注目を集めています。

セルフチェックインシステムは、完全な無人フロントと有人フロントのどちらでも活用できます。

無人フロントでは、すべての手続きがセルフチェックイン機によって行われ、フロントスタッフは常駐していません。これにより人件費の削減が大きなメリットとなり、特に30室以下の小規模な宿泊施設で導入されることが多いです。

一方で、有人フロントを併設するホテルの場合、ピークタイムの混雑を緩和するためにセルフチェックインシステムを導入することが多いです。これにより、チェックイン時の待ち時間を大幅に短縮し、ゲストの不満を軽減することができます。

システムの基本機能としては、チェックイン・チェックアウト、本人確認、予約情報の取得、宿泊者情報の台帳記録、パスポートデータの取得が含まれます。また、スマートロックと連携して部屋の鍵を管理したり、決済や部屋割りの機能も備えることができます。

セルフチェックインシステムのメリットとは？

昨今の感染症予防策において導入する施設や企業が急増したセルフチェックインシステムは、宿泊施設や空港などで利用前の手続きを利用者自身で完結できるシステムのことをいいます。非対面で手続きができるという部分で注目が集まっているシステムですが、じつはそれ以外のメリットも数多くあるのです。ここではそのメリットについてご紹介しながら、セルフチェックインシステムの詳細を解説していきます。

人件費を削減できる・人手不足を解消できる

セルフチェックインシステムは、今までフロントのスタッフが行っていた本人確認や宿泊台帳の記入、カギの受け渡しなどといった作業を代行してくれるシステムです。そのためフロントにスタッフを配置する必要がなくなるため、人件費の削減を行うことができます。

さらにこれまでフロント業務を行っていたスタッフをほかの業務に回すことができるので、人手不足の解消にも繋がるでしょう。省人化により解消できる問題を解決してくれるのが、セルフチェックインシステムなのです。

人的ミスを防止できる

とくに繁忙期などにおいては、フロントスタッフが同じ作業を長時間繰り返すことで集中力が切れてしまい、ミスが発生しやすい状況に陥りがちでした。セルフチェックインシステムでは、この定型業務にも対応しているので、人的なミスの発生を防ぐことができるのも大きなメリットです。

鍵の受け渡しなどの間違いもなくなることでしょう。またフロント業務がない分、スタッフはゲストのおもてなしやほかの業務に集中することができるので、サービスの質が向上し、満足度アップにも繋がるでしょう。

ゲストの待ち時間を短縮できる

セルフチェックインシステムでは、事前に発行されたQRコードをシステムにかざすなどの簡単な方法でチェックインが可能です。そのため、フロントにおいてのゲストの待ち時間を短縮することができます。

セルフチェックインシステムがない場合には、ほかのお客さんの手続きを待つ必要があり、長蛇の列となってしまうこともあるでしょう。しかし、セルフチェックインシステムを導入することで好きなタイミングでの手続きが可能になります。

フロントで待つ時間はスタッフとゲストどちらもストレスを感じやすいですが、それを一気に解消できるのは大きなメリットといえるでしょう。スムーズなチェックインができることで、利用者の満足度アップにも繋がるはずです。

外国からのゲストの対応がスムーズになる

多くの外国人観光客が日本に訪れており、その対応のために多言語対応ができる人材を求める施設も多いですが、セルフチェックインシステムではその問題も解決してくれます。システムの端末は英語や中国語などのインバウンド対応をしており、外国からのゲストもスムーズに利用できるようになっているのです。

外国からのゲストの対応ができるスタッフが限られており、そのせいでチェックインに時間がかかっていた施設でも、対応時間を短縮することで、ほかのサービスにスタッフを配置できるようになるでしょう。

感染症リスクを軽減できる

セルフチェックインシステムを導入することで、非対面や非接触でのチェックインが可能になるため、感染症リスクを軽減できるというメリットがあります。最近ではゲストも感染症対策をしている施設を意識して選ぶ方も増えているので、そういった方へのアピールにもなるでしょう。

またセルフチェックインでスムーズに手続きが行えるようになると、フロントに利用者が密集することも防げるため、この点でも感染症予防に繋がります。

清算手続きが簡単になる

セルフチェックインシステムを導入することで、清算に関してもスムーズに進めることができます。一般的にセルフチェックインシステムには清算機能も備わっているため、チェックインの流れでそのまま清算することもできます。

そのため、ゲスト側としてもチェックアウトのときに待たされることもなく、迅速に進めていくことが可能になるでしょう。また現金だけではなく、カード決済や自動清算が可能になることで、清算ミスもなくなり、ホテル側も締め作業を簡潔に行うことができます。

そのため、金銭面での間違いも防ぐことができるでしょう。このようにセルフチェックインシステムを導入することで清算手続きが簡単になり、ホテル側もゲスト側も効率よくサービスを提供、そして受けることができます。

セルフチェックインシステムを導入することで、時間を有効活用しながら、正確で迅速な清算を行うことができます。

フロント業務を省力化できる

スマートロックとは、暗証番号やQRコード、アプリなどを利用することで、カードキーなどを利用することなく、部屋の鍵を開け閉めできるシステムのことです。

非対面式や人件費の削減を目的に、セルフチェックインシステムの導入をおこなっても、チェックイン後、従来どおり鍵の受け渡しをフロントでおこなっている場合があります。

一見すると、フロント業務の一部を、セルフチェックインシステムが担っているように思えますが、非対面式や人件費削減などの導入のメリットを、最大限受け取れるとは限りません。

セルフチェックインシステムのなかには、スマートロックとの連携を行うことで、さらなるフロント業務の効率化、省力化を図れるものがあります。

スマートロックと連携することで、フロントでの鍵の受け渡しの必要性がなくなります。それにより、人件費の削減、業務の効率化、非対面式による感染予防など、セルフチェックインシステムのメリットを十分感じられるでしょう。

連携業務で効率アップ

セルフチェックインシステムの導入は、ゲストのチェックイン、チェックアウトの利便性が向上するだけでなく、フロントと清掃業者などとの連携を自動化し、業務の効率化につながるようになります。

通常、フロントでのチェックアウトでは、各部屋のチェックアウト状況を、フロントスタッフが逐一掃除業者に伝えるという業務が必要であり、それまでは、清掃業者も待機している必要がありました。

しかしながら、セルフチェックインシステムを導入することで、チェックアウトと同時に自動で清掃業者に依頼できます。

このように、ホテルや旅館など、多くの業者やスタッフが働く場所において、セルフチェックインシステムの活用は、連携業務を効率化し、運営強化につながるようになります。

自由度の高いプラン設定で新規顧客獲得ができる

リモートワークの普及などにより、ホテルなどの利用方法が多様化しています。それにより、観光客のフライトや夜行バス待ちの休憩などのほか、デイユースやウォークイン、時間指定利用などの需要が高まっています。

セルフチェックインシステムの導入は、スマートロックなどの連携や、清算機能により事前清算などを行うことで、デイユースやウォークインなど、さまざまなゲストのリクエストに対応ができるようになります。

ホテルなどの施設は、人件費を抑えつつ、自由度の高いプランを提供できるようになり、新規顧客の獲得に繋げられるでしょう。

セルフチェックインシステムで何ができる？機能を紹介！

セルフチェックインシステムを選ぶ際にチェックしたいポイントとして、機能面が挙げられます。同じ機能であっても標準機能として搭載されているケースとオプションで別料金がかかるケースがあるので、利用する前に必要な機能を精査しておき、最適なシステムを導入するのがおすすめです。ここではそんなセルフチェックインシステムの機能についてご紹介します。

宿泊者名簿の取得

ホテルや民宿などでセルフチェックインシステムを導入する場合に欠かせないのが、宿泊者名簿の取得機能です。これはゲストから取得した氏名、電話番号、住所、職業、メールアドレス、国籍、旅券番号、生年月日などのあらゆる情報を管理できる機能で、導入する施設ごとに必要な項目だけに絞って取得するよう設定できるシステムも多いです。

パスポートデータの取得

日本国内に住所を持たない外国人のゲストが宿泊する施設の場合、パスポートの呈示およびコピーが義務付けられています。そのためセルフチェックインシステムには、パスポートの画像データを取得できる機能が備わっているのが一般的です。

またビデオ通話で本人確認を行う場合は、取得したパスポートの画像と照合することで本人であるかどうかを確認できます。ゲストが日本人の場合は、パスポート撮影をスキップする設定に変更できるシステムが多いです。

手書きサイン取得

ゲストにサインを求める場合に、手書きでサインを取得できる機能も多くのシステムに備わっています。サインは画像ファイルで本人確認書類として保管できるので、これまでと変わらない運用が可能です。

本人確認

本人確認の方法としては、顔写真撮影やビデオ通話、AIによる顔認証などがあり、システムによって異なります。ただし法律上写真撮影のみでは不十分であり、また自治体の条例によってはAI顔認証をNGとしているケースもあります。

対面と同等の本人確認ができるのはビデオ通話のみとなっているため、本人確認の方法としてビデオ通話が採用されているセルフチェックインシステムを選ぶのがおすすめです。またビデオ通話の際に発信場所が施設近傍であることを確認するため、位置情報確認の機能を備えているシステムもあります。

多言語対応

外国人のゲストを迎え入れる施設にとって必要不可欠なのが、多言語対応の機能です。多くのセルフチェックインシステムでは、基本として日本語、英語、韓国語、中国語に対応しており、さまざまな国籍の方がスムーズにチェックインできるようになっています。

スマートロックとの連携

セルフチェックインと同時に利用したいシステムとして、スマートロックがあります。スマートロックの方法もさまざまですが、基本的には事前に利用者ごとに発行された暗証番号やQRコードをセルフチェックインシステムの端末に入力またはかざして、キーレスでチェックインするというシステムです。

スマートロックと連携できるシステムであれば、カギの受け渡しの必要もなくなり、スタッフの負担を大幅に軽減できます。この機能はオプションとして利用できるシステムが多いです。

サイトコントローラー連携

サイトコントローラーとは、さまざまな宿泊予約サイトを一元管理できるシステムのことで、異なるサイトからの予約情報や価格情報などを同期でき、ダブルブッキングのリスクを防ぎます。この機能もオプションとなっているシステムが多いですが、宿泊予約サイトを複数利用しているのであればあった方がいい機能であるといえます。

同期の方法もシステムによって異なりますが、スタッフの負担を軽減するためには自動同期の機能が搭載されているものがおすすめです。

決済

チェックアウト時の決済機能も搭載されているセルフチェックインシステムもあります。現金だけでなくクレジットカードやコード決済が可能なシステムもあり、金銭管理の手間やミスなどを防ぐことに繋がるでしょう。

セルフチェックインシステムについて

ホテルや民泊で タブレットや自身のスマホを使ってオンラインでチェックインできるシステムがある場合、 使いたいと思いますか？ WEBアンケートで調査！

ここまで、セルフチェックインシステムの基礎知識について解説させていただきました。ところで、もしも宿泊するホテルや民泊でオンラインチェックインできるシステムがあるとしたら、どれくらいの方が実際に利用してみたいと思うのでしょうか？

「はい」が54%でした。半数以上の方が、ホテルや民泊利用時にオンラインでチェックインできるシステムがあるなら使いたいと考えているようです。

セルフチェックインシステムがあれば、わざわざ受付に並ぶことなくスムーズにチェックインできるようになります。待ち時間が発生しないことをメリットに感じる方も多いでしょう。

また、ホテル・民泊側としては受付スタッフの人員コストを削減することができます。接客対応のストレスや手間を軽減できるだけでなく、感染症リスクも抑えることができて一石二鳥です。空いた時間を他の業務に充てることができるため、業務全体の効率化にもつながるでしょう。

「いいえ」を選んだ方に、オンラインでチェックインできるシステムを使わない理由について聞いたところ、「特に必要性を感じない」という回答が多く寄せられました。

確かに、これまで通りの受付対応でのチェックインで充分という方もいらっしゃるでしょう。しかし、セルフチェックインシステムがあれば列に並ぶことなく自分のスマホやタブレットから気軽にチェックインできてとても便利です。

そして、システムによって精密に管理されているため、スタッフによる人的ミスに巻き込まれる心配もないでしょう。セルフチェックインシステムは、ホテル・民泊の従業員と利用客の双方に大きなメリットをもたらしてくれます。

アンケートの結果は以上となります。次の見出しでは、セルフチェックインシステムの機能について、詳しくポイントを押さえて解説させていただきます。

セルフチェックインシステム導入の費用は？補助金についても紹介

セルフチェックインシステムを導入するうえで気になるのが、その費用ではないでしょうか。ここではセルフチェックインシステムのよくある料金形態や、費用の目安、また導入時に使える補助金について詳しくご紹介します。

よくある料金体系

セルフチェックインシステムの多くは、初期費用+月額の料金体系となっています。ただしこの場合に注意したいのが、月額はシステムの端末1機にかかるものではなく、1室あたりの価格であることが多い点です。

システムによっては、宿泊施設の規模や利用できる機能によって複数のプランを用意していることもあるため、自社の規模や利用頻度・目的などに合わせたシステムを選ぶことが大切です。

費用の目安

利用できる機能やオプション、また施設の規模等によっても費用は変わりますが、費用の目安は知っておきたいものです。初期費用の目安は0円～10万円以上とかなり幅広く、導入する端末によっても価格が異なるでしょう。

月額料金の目安は1,500円～5,000円/室程度ですが、部屋数に関係なく月額固定料金となっているシステムもあります。またチェックイン件数によって従量課金制となっていることも多いため、どの程度の利用を見込んでいるかを考えてシステム選びをすることが大切です。

セルフチェックインシステムの導入に使える「IT導入補助金」

セルフチェックインシステムは導入時にまとまった費用が必要な場合が多いですが、補助金の制度を利用することで負担を軽減できます。セルフチェックインシステムの導入に利用できるのは「IT導入補助金」という制度で、これは中小企業・小規模事業者を対象に、労働生産性の向上を目的として、業務効率化やDX等に向けたITツール（ソフトウェア、アプリ、サービス等）の導入を支援するための補助金です。

補助額、補助率、対象経費は導入するITツールによって異なり、また「通常枠」と「デジタル化基盤導入枠」に分かれています。詳しい内容や申請方法などはIT導入補助金の公式サイトをチェックし、自社の目的や導入に合わせた補助を受けましょう。

セルフチェックインシステムのタイプ

ホテル管理システム（PMS）一体型

ホテル管理システムは予約管理や顧客管理といった管理業務、会計・経理業務などのホテル業務の経営に関わる業務を自動化・効率化するシステムです。

シティホテルやビジネスホテル、大型リゾート施設などが取り入れており、それに伴ってホテル管理システムを取り扱うメーカーも増えています。

主な特徴は予約や宿泊状況、清算、宿泊者と予約経路や注意事項などをやり取りできるメッセージ機能などあります。

これらの情報を一元管理することで、スムーズな顧客対応や営業戦略に役立て、顧客とスタッフ双方の負担を減らします。

チェックイン特化型

こちらはチェックイン手続きに特化したシステムです。

受付にタブレット端末のようなタッチパネルの受付機を設置し、お客様が操作します。

受付からチェックインを済ませ、鍵の受け取りもしくは専用のパスキーが発行され、お客様を部屋まで案内します。フロントスタッフを一人、時間帯によっては無人の状態で運営できるため、人件費のコスト削減といったメリットが大きいでしょう。

精算機一体型

精算機一体型は、専用の機械でチェックインから清算まで完結するタイプです。

現金やクレジットカードによる支払方法だけでなく、PayPayやメルペイなどのQRコード決済にも対応しているためビジネスホテルを中心に導入が進んでいます。

他にも、パスポートの読み取り機能や海外のお客様の本人確認サポートのような機能があり、より効率的にホテル運営のサポートをしてくれます。

キーボックス型

キーボックス型は、ルームキーをスムーズに受け取れるように特化したタイプです。

お客様のスマホやタブレット端末を利用して、事前にチェックインを済ました後は鍵を受け取るのみで客室に入室できます。

また、コンビニや駅で専用機械に暗証番号を入力した後、客室の鍵を受け取る方法や暗証番号を発行し客室のドアで直接入力する方法もあります。これらの方法でお客様がチェックインまでスムーズに行います。

セルフチェックインシステムには、さまざまな機能が備わっておりシステムによって特徴も違います。

まずは、自分のホテルがチェックインで抱えている課題を捻出し、システムを導入する目標を明確にしましょう。ただ単に一番機能が良いシステムを選んでも、そのホテルの客層やコンセプトに合わなければ意味がありません。

セルフチェックインシステムの活用で、ホテル側の作業負担軽減のメリットだけでなく、お客様にとっても満足度が高いサービスを受けられます。ホテルの課題、目的、予算などを検討してホテルにとって最適なシステムを選びましょう。

セルフチェックインシステムの選び方のポイント

セルフチェックインシステムのニーズが高まっていることで、セルフチェックインシステムの数も増えています。そのため、どのシステムを選べばいいか分からず悩んでいる方もいるのではないでしょうか。ここでは、セルフチェックインシステムを選ぶ際にチェックしたいポイントをご紹介するので、参考にしながら自社に最適なシステムを見つけてください。

欲しい機能は標準機能？それともオプション？

すでにご紹介しているように、セルフチェックインシステムごとに標準機能として搭載されている機能は異なります。多くのシステムでは、スマートロックやサイトコントローラーとの連携、決済機能などはオプションとして扱われることが多く、別途費用がかかるので注意が必要です。

できるだけ費用を抑えてセルフチェックインシステムを導入したい場合は、標準機能が充実していることに加えて、料金が安いことを重視してシステム選びを行いましょう。単純に安さだけで選んでしまうと、機能が不十分であるために必要な機能を追加することになり、結果としてオプション料金が高くなってしまうという可能性があるので注意が必要です。

自社システムと連携できる？

セルフチェックインシステム選びの際には、自社システムとの連携が可能であるかどうかもチェックしましょう。自社システムというのは、スマートロックやサイトコントローラー、またホテル管理システム（PMS）のことを指します。

せっかくセルフチェックインシステムを導入しても、カギの受け渡しが人力になってしまうとシステムの利点を十分に活用する事ができません。そのため暗証番号やQRコードの発行によって、非対面でカギを受け取れるシステムと連携できるものがおすすめです。

またすでに宿泊施設を経営している場合は、現行で使用しているシステムとの連携ができるかどうかも必ずチェックしましょう。これから宿泊業を始める場合は、セルフチェックインシステムとの連携も考慮しながらほかのシステムを選択していくことが必要となるため、できるだけ柔軟に連携ができるシステムを選んでください。

セルフチェックインシステム導入で業務効率化を実現しよう！

セルフチェックインシステムは、チェックイン時の手続きの省人化や効率化を進めていきたい施設にとって欠かせないものになっていくはずです。これからセルフチェックインシステムを導入するのなら、まずは必要な機能を精査し、現行のシステムとの連携についても考慮しながら最適なシステムを選ぶことが大切です。

セルフチェックインシステムの導入で業務効率化を図り、利用者の満足度アップに繋げていきましょう。