ホテルや民泊、簡易宿泊所などで見かけることが増えたセルフチェックインシステムは、受付業務を自動化し、スタッフと対面せずに手続きを完了できる仕組みです。人手不足への対応や利用者の待ち時間短縮といった面で注目され、導入を検討する施設も増えています。本記事では、セルフチェックインの基本やメリット、種類を解説します。

セルフチェックインの基本を理解しよう

セルフチェックインとは、宿泊者が自分で手続きを進める仕組みのことを指します。これまではフロントでスタッフが対応していた作業を、機械やシステムが代わりに行います。

以下では、セルフチェックインの基本を見ていきましょう。

セルフチェックインとは何か

セルフチェックインは、宿泊施設に設置された専用端末やタブレット、または宿泊者のスマートフォンを使ってチェックインを行う仕組みです。

名前の確認、宿泊予約の確認、宿泊者情報の入力、料金の支払いなどを画面の案内に従って進めるだけで完了します。施設によっては、チェックイン後に暗証番号が表示されたり、カードキーが自動で発行されたりするため、フロントに立ち寄らず客室に向かえます。

どのような施設で使われているか

主にホテルやビジネスホテル、民泊施設などで導入されていますが、最近では簡易宿泊所やゲストハウスでも利用されるようになってきました。

人手が少ない施設でも運営しやすくなる点が評価され、小規模な宿泊施設でも導入が進んでいます。さらに、外国人観光客が多いエリアでは、多言語表示に対応できる点も重宝されています。

導入によるメリットとは

セルフチェックインシステムは、運営側だけでなく、宿泊する側にも多くの利点があります。それぞれの立場ごとに見ていきましょう。

使う側のメリット（施設側）

セルフチェックインシステムを導入することで、宿泊施設の運営側と利用者の双方にさまざまな良い影響があります。まず施設側のメリットとして大きいのは、人手不足への対応です。チェックイン業務を自動化できるため、フロントに常に多くのスタッフを配置する必要がなくなり、人件費の見直しにもつながります。

また、接触の機会が減ることで、衛生面への配慮がしやすくなり、利用者にも安心感を与えられます。業務効率の面でも効果は高く、受付作業にかかる時間が短縮されることで、スタッフは清掃や問い合わせ対応など、ほかの業務に時間を使えるようになるでしょう。

さらに、鍵の受け渡しミスや入力間違いといった人的なトラブルも減り、運営の安定化につながります。加えて、支払いを自動化できるシステムを利用すれば、現金の管理や締め作業の負担も軽くなり、会計処理がスムーズになります。

ゲスト側のメリット（利用者側）

一方、利用者にとってもメリットは多く、フロントに並ぶ必要がなくなることで、到着後すぐに手続きを進められます。混雑する時間帯でも待たされるストレスがなく、自分のペースで操作できる点は大きな魅力です。

また、チェックインと同時に精算が完了する仕組みであれば、チェックアウト時の手続きも簡単になり、出発までの時間を有効に使えます。画面表示に沿って進めるだけなので、手続きが苦手な方でも利用しやすい点も評価されています。

セルフチェックインシステムの主な種類

セルフチェックインにはいくつかのタイプがあり、目的や施設の規模に応じて選ぶことが大切です。以下では、代表的な種類を紹介します。

管理システム連携型

宿泊管理システムと連動し、予約情報や顧客情報をまとめて管理できるタイプです。受付業務だけでなく、部屋の割り当てや売上管理なども一体化できるため、業務全体を効率化したい施設に向いています。

情報の入力や管理が自動化されることで、人的ミスの防止にもつながります。

チェックイン専用型

チェックインの手続きに特化したシンプルなタイプです。タブレットや端末に表示された案内に従って操作すれば、短時間で手続きが完了します。

導入コストを抑えたい施設や小規模な宿泊所に向いており、最低限の機能を求める場合に適しています。

精算機一体型

チェックインと同時に支払いまで完結するタイプです。現金やカード、電子決済など複数の支払い方法に対応している場合が多く、利用者の利便性が高まります。

施設側にとっても、会計処理が自動化されるため、締め作業の負担が減る点が魅力です。

キーボックス型

事前にチェックイン情報を登録し、暗証番号や認証コードで鍵を受け取る方式です。無人運営に近い形を実現でき、人件費の削減につながります。スマートロックと組み合わせることで、鍵の受け渡しすら不要になるケースもあります。

まとめ

セルフチェックインシステムは、宿泊施設の運営を効率化しながら、利用者の利便性も高められる仕組みです。人手不足への対応や受付業務の簡略化といった運営側のメリットに加え、待ち時間の短縮や手続きのしやすさといった利用者側の利点もあり、幅広い施設で導入が進んでいます。また、管理システムと連携するタイプや精算機能付きのもの、鍵の受け渡しに特化したものなど、目的に応じて選べる点も特徴です。施設の規模や運営体制に合った種類を選ぶことで、無理なく導入でき、日々の業務負担の軽減につながります。利便性と効率の両方を重視する施設にとって、セルフチェックインは今後ますます欠かせない仕組みといえるでしょう。