日本の法律では、外国人宿泊者の本人確認が義務付けられています。外国人宿泊者の本人確認をおこたると、民泊であっても罰則の対象になる可能性もあります。当記事では、パスポートコピーが求められる理由や具体的な対応策を解説します。初めての民泊運営でも、安心してスタートを切るための基本知識を身につけましょう。

民泊でパスポートのコピーが必要な4つの理由

民泊を始めるうえで、宿泊者のパスポートのコピーは重要なポイントです。

以下ではパスポートが必要な理由を解説します。

法律で義務付けられている

日本では、旅館業法および住宅宿泊事業法（民泊新法）に基づき、外国人宿泊者の身元確認が義務化されています。

住宅宿泊事業法は、テロ対策や犯罪防止の観点から厳しく定められており、宿泊者名簿にパスポート情報を記録し、一定期間保存する必要があります。記録をおこたると、事業者に罰則が科される可能性があるため、徹底した法令遵守を心がけます。

参考：住宅宿泊事業法｜e-Gov法令検索

国際的なセキュリティ対策

テロや国際犯罪のリスクを軽減するため、多くの国で外国人の身元確認が義務化されています。

日本でも、海外からの旅行者が増加する中で、セキュリティ対策が強化されています。パスポートのコピーは、犯罪抑止だけでなく、万が一トラブルが発生した際に迅速な対応が可能です。

宿泊者の身元確認

宿泊者の身元確認は、安心・安全な運営の基本です。

正確な情報が記録されていれば、不審な行動があった場合や何らかの事件に巻き込まれた場合に、迅速な追跡や対応が可能です。素早い事件対応により、宿泊施設だけでなく、周辺地域の安全にも寄与します。

税務および統計上の理由

政府は宿泊者データを活用して、観光政策や経済施策の立案を行っています。

また、地域によっては宿泊税が課されるため、適切な情報管理が必要です。正確な宿泊者情報があれば、税務申告の際に必要なデータがそろい、トラブルを未然に防げます。

個人情報の管理とセキュリティ対策3選

パスポートのコピーを含む、デリケートな情報を扱う場合、適切な管理体制とセキュリティの確保が欠かせません。

セキュリティ対策としてすぐに実践できる3つの方法を紹介します。

コピー情報の適切な保管方法

紙媒体でパスポートコピーを保管する場合、専用のカギ付きキャビネットや防犯金庫を使用します。

また、保管場所を限定し、アクセスできるスタッフを信頼できる最小限に絞ります。さらに、情報を保管する期間は法律で定められているため、定期的に確認し、保存期間が終了したデータは適切に破棄します。シュレッダーを使用した、確実な処理が推奨されます。

デジタル管理の安全な方法

パスポート情報をデジタルデータで管理する場合、セキュリティ対策の強化が不可欠です。

まず、信頼性の高いクラウドサービスを利用し、データを暗号化して保存する方法がおすすめです。さらに、アクセス権限を設定し、全スタッフが閲覧できる状態を避けます。パスワードは定期的に変更し、二段階認証の導入により、不正アクセスのリスクを軽減できます。

トラブル防止のための注意点

個人情報の取り扱いにおいて最も重要なのは、宿泊者が安心感をもてる説明や管理環境です。

情報を取得する際には、必ず利用目的を説明し、同意を得るようにします。また、法律を遵守するだけでなく、宿泊者からの信頼を損ねないために、情報漏洩が発生した場合の対応策も事前に考えておくと安心です。

情報管理に関する意識を高め、スタッフの教育を徹底し、常にゲストが安心できる環境を維持しましょう。

チェックイン業務を効率化する方法

セルフチェックインは、宿泊者が自分でチェックイン手続きを行える仕組みです。

効率的なチェックイン業務は、オペレーションの負担を軽減し、ゲストの満足度を向上させるポイントでもあります。最後にチェックイン業務を効率化する方法を解説します。

セルフチェックイン導入のメリット

セルフチェックインを導入すると、カギの受け渡しや本人確認がスムーズに行えるため、オーナーの業務負担が大幅に軽減できます。

とくに、カギの受け渡しにスマートロックや暗証番号式のロックを導入すると、対面でのやり取りを省略できます。また、宿泊者にとっても、深夜や早朝などのチェックインが可能になるため、利便性が向上します。

さらに、セルフチェックインの導入により、運営者が不在でも対応可能になるため、時間や場所に縛られない柔軟な運営が実現します。

チェックインシステムを選ぶ際の重要ポイント

チェックイン業務を効率化するためには、適切なシステムの選択が不可欠です。

以下のポイントを重視して選びます。

・操作の簡便性：初心者でも使いやすいか／宿泊者にとって手間なく操作できるか
・セキュリティ対策：個人情報を取り扱うため、セキュリティが万全か、暗号化技術が導入されているかの確認
・連携機能の有無：予約サイトや顧客管理ツールとの連携により業務全体が効率化できるか／自動でデータを共有できる機能が使用できるか
・コストパフォーマンス：月額料金や初期費用などが、自分の運営規模に見合ったコストかどうか

まとめ

民泊運営では、外国人宿泊者のパスポートのコピー取得が、法律で義務付けられています。コピーした個人情報を安全に管理するには、カギ付きキャビネットや信頼性の高いデジタル管理ツールを活用し、スタッフの教育や適切な運用の徹底が必要です。さらに、セルフチェックインやチェックインシステムの導入は、業務効率化と宿泊者の満足度向上につながります。今から民泊事業を始める方は、法律を遵守しつつ、適切な管理と効率的な運営を心掛け、安全で信頼される施設づくりを目指しましょう。